Cara Menyusun Agenda Rapat.Rekan kerja tidak akan datang jika diundang menghadiri rapat tanpa tujuan yang jelas. Jika Anda bertanggung jawab menyusun agenda rapat, hindari hal tersebut dengan menentukan topik yang akan didiskusikan dalam rapat dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik. Dengan menyusun rencana dan menjalankannya sebaik mungkin, Anda mampu mencapai hasil yang lebih baik dan peserta rapat tidak merasa dirugikan karena kehilangan waktu kerja. yang telah kita rangkum dalam mysmumn

yang disupport oleh Poker77 IDN

Melakukan Persiapan

 

Gambar berjudul Succeed in Network Marketing Step 4

Mintalah informasi dari rekan kerja.

Peserta rapat akan merasa lebih dlibatkan jika mereka dlibatkan saat menyusun agenda rapat. Mintalah mereka mengusulkan topik yang ingin dbahas lalu cantumkan dalam agenda.

  • Kirim surel atau temui rekan kerja yang akan dundang beberapa hari sebelum rapat.
  • Lakukan langkah tersebut minimal 6-7 hari sebelumnya supaya mereka masih sempat berkontribusi. Pastikan agenda rapat sudah final 3-4 hari sebelum tanggal rapat.

Tentukan tujuan utama atau beberapa tujuan yang ingin dicapai.

Pastikan rapat dadakan dengan tujuan tertentu, misalnya untuk mengambil keputusan, menyampaikan informasi, membuat rencana kerja, atau melaporkan progres penyelesaian tugas. Anda tidak perlu mengadakan rapat jika tidak ada tujuan

  • Rapat boleh dadakan dengan beberapa tujuan, misalnya untuk melaporkan progres kerja sebagai dasar untuk mengambil keputusan jangka panjang.

Berfokuslah pada topik yang memengaruhi banyak orang.

topik yang pembahasannya cukup melibatkan 2 orang, jangan dmasukkan dalam agenda. Manfaatkan waktu untuk mencari solusi yang membutuhkan keterlibatan banyak orang.

  • Sebagai contoh, adakan pertemuan terpisah (d luar rapat) jika Anda dan rekan kerja ingin berdskusi untuk membahas tugas baru.
  • Jika Anda mengadakan rapat untuk membahas masalah yang bisa dselesaikan hanya oleh beberapa orang, partisipan rapat yang tidak terlibat dalam pembahasan topik seharusnya bisa tetap bekerja. Hal ini membuat mereka merasa kecewa karena waktu kerja terbuang percuma. Oleh sebab itu, manfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin sebab mengadakan rapat yang melibatkan banyak orang bukan hal mudah.

Susunlah agenda rapat dengan menentukan topik yang ingin dbahas secara selektif.

Prioritaskan topik penting yang perlu ddskusikan dalam rapat sebab Anda tidak bisa memasukkan semua topik dalam agenda.

  • Contohnya, Anda ingin mencantumkan “negosiasi tenggat proyek”, “presentasi laporan progres”, “perencanaan proyek baru”, dan “sumbang saran”. Oleh karena keterbatasan waktu, Anda tidak mencantumkan sesi sumbang saran dalam agenda rapat.
  • Pertimbangkan apakah Anda perlu mengadakan rapat dengan beberapa orang untuk membahas agenda utama sebagai persiapan rapat pleno.

Cantumkan topik paling penting di urutan pertama.

Saat merencanakan rapat, menempatkan topik paling penting d awal rapat merupakan kebijakan yang tepat. Dengan demikian, semua partisipan mampu mendskusikan topik penting ketika pikiran masih jernih dan fisik masih bugar saat rapat baru dmulai.

  • Contohnya, agendakan “pengambilan keputusan” lalu “presentasi laporan progres” (kecuali jika laporan progres dbutuhkan untuk mengambil keputusan).
  • Selain itu, topik yang paling penting sudah ddskusikan jika rapat perlu dakhiri lebih awal atau beberapa peserta rapat harus meninggalkan pertemuan sebelum rapat berakhir.

Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik.

Meskipun Anda tidak bisa memastikan durasi waktu untuk membahas setiap topik, buatlah estimasi. Pertimbangkan berapa lama rapat akan berlangsung dan berapa topik yang akan dbahas. Alokasikan lebih banyak waktu untuk topik yang paling penting.

  • Contohnya, alokasikan 30 menit untuk pelaporan progres, 10 menit untuk dskusi, dan 10 menit untuk menentukan tenggat baru.
  • Sering kali, agenda rapat tidak bisa ituntaskan karena tidak ada alokasi waktu untuk setiap topik. Lakukan pembagian waktu sebelum rapat berlangsung untuk memastikan semua topik yang diagendakan bisa dbahas sampai selesai.
  • Pertimbangkan jumlah peserta rapat yang dundang saat menghitung tambahan waktu. Jika rapat akan dhadri 15 orang dan Anda mengalokasikan waktu 15 menit untuk setiap topik, ini berarti setiap orang mendapat waktu berbicara lebih kurang 1 menit per topik. Meskipun tidak semua orang berbicara, waktu yang dalokasikan terlalu singkat.